Guia Prático – Como Realizar Contas a Pagar e Contas a Receber
Este guia foi criado para ajudar clientes e equipes de suporte a entender e utilizar corretamente as rotinas de Contas a Pagar e Contas a Receber no módulo financeiro do sistema. Aqui você encontra o passo a passo para consultar, lançar e dar baixa em despesas e receitas, além de dicas para evitar erros comuns.
O que são Contas a Pagar e Contas a Receber?
- Contas a Pagar: Todas as despesas e compromissos financeiros que sua empresa precisa quitar, como notas fiscais de entrada, adiantamentos, financiamentos, etc.
- Contas a Receber: Todos os valores que sua empresa tem a receber de clientes, como notas fiscais de saída, pedidos de venda, adiantamentos de clientes, etc.
Quais documentos aparecem no Contas a Pagar e Contas a Receber?
Para que um documento apareça automaticamente na lista de Contas a Pagar ou Contas a Receber, ele precisa atender a alguns critérios:
- Estar em aberto: Apenas documentos que ainda não foram totalmente pagos ou recebidos aparecem na lista. Se o documento já foi quitado, ele não será exibido.
- Estar aprovado: O documento precisa estar com o status "Aprovado" no sistema. Documentos em rascunho, aguardando aprovação ou rejeitados não aparecem para pagamento ou recebimento.
- Ter saldo pendente: Se o valor do documento já foi totalmente baixado, ele deixa de aparecer na lista de pendências.
- Ser do tipo correto:
- No Contas a Pagar aparecem despesas como notas fiscais de entrada, parcelas de notas, adiantamentos e financiamentos.
- No Contas a Receber aparecem receitas como notas fiscais de saída, parcelas de notas, pedidos de venda e adiantamentos de clientes.
Essas listas são atualizadas automaticamente conforme os lançamentos e baixas são feitos no sistema. Assim, você sempre visualiza apenas o que realmente precisa ser pago ou recebido.
Como realizar uma baixa manual (direto na tela de Despesa ou Receita)
- Acesse o menu de Despesas (Contas a Pagar) ou Receitas (Contas a Receber).
- Clique em "Novo" para criar um novo lançamento ou selecione um lançamento existente para dar baixa.
- Preencha os campos obrigatórios:
- Empresa
- Parceiro (fornecedor ou cliente)
- Conta bancária
- Descrição
- Data de vencimento
- Valor
- Ao informar a empresa e o parceiro, o sistema irá buscar automaticamente todos os documentos em aberto para esse parceiro.
- Os documentos em aberto aparecerão na aba de Documentos.
- Você pode selecionar quais documentos deseja quitar, total ou parcialmente.
- Preencha os valores de desconto, multa ou retenção, se houver.
- Clique em "Baixar" para efetivar o pagamento ou recebimento.
- O sistema irá atualizar o saldo dos documentos e marcar como "Pago" ou "Recebido".
- Se houver parcelas, o saldo será atualizado automaticamente.
Dica:
Você pode consultar o histórico de baixas e documentos quitados na própria tela de Despesa ou Receita.
Como realizar baixas rápidas pelo Dashboard de Fluxo de Caixa
O sistema oferece um painel rápido para facilitar o controle financeiro do dia a dia.
- Acesse o menu "Dashboard > Fluxo de Caixa".
- Utilize os filtros para selecionar:
- Empresa
- Parceiro
- Conta
- Centro de Custo
- Período (Início e Fim)
- Status (Entregue, Aprovado, etc.)
- Clique em "Filtrar" para visualizar os lançamentos.
- O sistema irá mostrar todas as despesas e receitas em aberto, agrupadas por conta.
- Você pode ver o saldo inicial, entradas, saídas e acumulado.
- Selecione os documentos que deseja baixar marcando as caixas ao lado de cada linha.
- Clique em "Baixar" para efetivar a baixa dos documentos selecionados.
- O sistema irá processar a baixa de todos os documentos de uma só vez, de forma rápida e prática.
- Caso algum documento já esteja pago, o sistema irá avisar.
- Você pode acessar o detalhamento de cada documento clicando sobre ele.
Vantagens do Dashboard: - Permite baixar vários documentos de uma só vez. - Visualização rápida do fluxo de caixa por conta, parceiro e período. - Facilidade para conciliar pagamentos e recebimentos.
Dicas e Cuidados
- Sempre confira os dados antes de efetivar uma baixa.
- Mantenha os cadastros de empresas, parceiros e contas bancárias atualizados.
- Utilize os filtros do dashboard para evitar baixar documentos errados.
- Em caso de dúvidas, consulte o suporte ou o manual do sistema.
Seguindo este passo a passo, você garante um controle financeiro eficiente, seguro e sem